Fornecedor não mandou o XML da NF-e: o que fazer

Se o fornecedor não mandou o XML da NF-e, peça por escrito: o emitente é obrigado a enviar ou disponibilizar ao destinatário o arquivo da nota com o protocolo de autorização, logo depois da autorização (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula sétima, § 7º). Enquanto ele não manda, há dois caminhos pela chave de acesso impressa no DANFE. Com o certificado A1 da sua empresa, você baixa o XML oficial pelo XML da NF-e com certificado, como destinatário da nota. Sem certificado, o XML da NF-e sem certificado dá uma cópia do XML para leitura, sem a assinatura digital, para conferir e pré-lançar a compra; a escrituração espera o oficial.

Atualizado em 5 de novembro de 2026.

O que fazer, na ordem#

Passo	O que fazer	Resolve a escrituração?
1	Conferir se o XML não chegou em outro e-mail ou no spam	Sim, se estiver lá
2	Pedir o XML ao fornecedor, por escrito	Sim
3	Baixar pela chave com o certificado A1 da sua empresa	Sim
4	Sem certificado: baixar a cópia para leitura pela chave	Não, só adianta a conferência
5	Conferir a situação da nota na consulta pública da SEFAZ	Não, mas evita aceitar nota cancelada

1. Procure antes de pedir#

O XML costuma ir para o e-mail que está no cadastro do fornecedor, que nem sempre é o do fiscal. Procure no spam, na caixa do financeiro e no portal do fornecedor, se ele tiver um. Peça também ao comprador que fez o pedido.

2. Peça ao fornecedor#

Um pedido curto, com a chave, resolve a maioria dos casos:

Olá. Recebemos a mercadoria da NF-e de chave 3526 1012 3456 7800 0195 5500 1000 0001 2311 2345 6784, mas não recebemos o arquivo XML. Podem enviar para fiscal@suaempresa.com.br? Obrigado.

Peça para cadastrarem o e-mail do fiscal para as próximas notas. O envio é obrigação do emitente, então vale guardar o pedido por escrito.

3. XML da NF-e com certificado: baixe o oficial você mesmo#

Como destinatário, a sua empresa participa da nota e pode baixar o XML oficial pela chave, com o certificado A1. Na FiscalAPI, o XML da NF-e com certificado registra a Ciência da Operação quando a SEFAZ só libera o resumo para quem ainda não se manifestou. O passo a passo está em como baixar o XML pela chave de acesso.

Custa R$ 0,025 por nota no Enterprise. Contas que ainda não assinaram plano têm 10 XML por mês sem custo no painel. Só a nota que vem é cobrada.

Se a empresa só tem certificado A3 (token ou cartão), ele não serve para a consulta pela FiscalAPI. Peça ao contador, que pode ter o A1 da empresa.

4. XML da NF-e sem certificado: adiante com a cópia para leitura#

Sem o certificado de ninguém da nota, a consulta pública da SEFAZ pela chave mostra só o resumo: emitente, valor e situação, sem os itens. Na FiscalAPI, o XML da NF-e sem certificado entrega uma cópia do XML para leitura, com os dados da nota e sem a assinatura digital.

Com ela, você confere os itens da nota contra o pedido, recebe a mercadoria e pré-lança a nota no ERP. O que ela não faz: escriturar, dar crédito e substituir o XML oficial na guarda. Por isso, continue cobrando o fornecedor.

O preço é R$ 0,05 por nota no Enterprise; nos outros planos, o mesmo do XML da NF-e com certificado (R$ 2,01 no Lite, R$ 0,30 no Starter, R$ 0,195 no Pro). Cobrada quando a chave é válida, mesmo se a nota não for encontrada. Chave inválida e falha nossa não são cobradas. Nota emitida há poucas horas pode ainda não aparecer; repetir a mesma chave logo em seguida não cobra de novo (1 hora para nota do mês atual ou do anterior, 24 horas para as outras). A consulta não entra nas 10 notas sem custo por mês. Veja XML de NF-e sem certificado.

5. Confira se a nota não foi cancelada#

O fornecedor pode cancelar a nota depois de emitir, às vezes sem avisar. Antes de dar a entrada, consulte a chave na consulta pública da SEFAZ, que mostra de graça se a nota está autorizada ou cancelada. Se estiver cancelada, peça a nota que a substituiu.

Não aceite só o DANFE#

O DANFE em PDF é a impressão da nota, não a nota. Para escriturar e guardar, a empresa que emite NF-e precisa do XML. A exceção é o destinatário que não emite NF-e, que pode guardar o DANFE no lugar do arquivo (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima). Veja DANFE ou XML.

Perguntas frequentes#

O fornecedor é obrigado a mandar o XML? Sim. O emitente deve enviar ou disponibilizar o arquivo da NF-e com o protocolo ao destinatário, logo após a autorização (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula sétima, § 7º).

Posso escriturar com a cópia para leitura? Não. A cópia não tem a assinatura digital. Use-a para conferir e pré-lançar; escriture com o XML oficial. A diferença está em XML para leitura ou XML oficial.

O fornecedor fechou ou sumiu. Como fico? Se a sua empresa tem o A1, baixe o oficial pela chave como destinatária. Sem certificado, fale com o contador: ele costuma ter o A1 da empresa.

Quantas notas posso baixar de uma vez? No XML da NF-e com certificado, até 50 chaves por consulta no painel, ou planilhas grandes na aba Lotes. Sem certificado, até 50 chaves por vez no painel; ainda não há lote por planilha, e na API é uma chave por requisição.

A nota é antiga. Ainda dá? No XML da NF-e com certificado, a FiscalAPI aceita chaves de qualquer data. Veja XML de NF-e antiga.

Fontes#

Ajuste SINIEF 07/05, cláusula sétima, § 7º (envio do arquivo ao destinatário) e cláusula décima (guarda do arquivo e exceção do destinatário que não emite NF-e)
Ajuste SINIEF 16/2018: consulta pública da NF-e restrita ao resumo
XML da NF-e com certificado e XML da NF-e sem certificado, documentação da FiscalAPI