NFS-e cancelada ou substituída: como saber e o que fazer com o pagamento

Para saber se uma NFS-e foi cancelada ou substituída, confira a nota no Emissor Nacional, em "NFS-e recebidas", se a sua empresa é a tomadora. Peça também ao prestador um DANFSe gerado depois do evento e confirme com ele. O PDF que você recebeu antes não serve para isso: ele mostra a nota como estava quando foi gerado. No padrão nacional, cancelamento e substituição são eventos ligados à nota original. Na substituição, a nota original fica cancelada e uma nova NFS-e, com outra chave, passa a valer no lugar dela.

Atualizado em 8 de novembro de 2026.

Cancelada, substituída ou válida: a diferença#

No DANFSe gerado depois do evento, a NT 008/2026 manda imprimir a marca d'água "CANCELADA" ou "SUBSTITUÍDA" na diagonal. Na nota substituta, o campo de informações complementares traz "NFS-e Subst.:" seguido da chave da nota que ela substituiu.

Como funciona a substituição#

Pelo guia oficial das APIs do Emissor Público Nacional, a substituição é uma nova emissão. O prestador envia uma nova DPS com a chave de acesso da nota que quer substituir. O sistema valida, gera um evento de cancelamento por substituição, vincula esse evento à nota original e gera a nota substituta. As duas notas ficam ligadas, para manter a rastreabilidade.

Na prática, para quem paga:

• A nota que você tem pode ter sido substituída sem você saber.
• A nova nota tem outra chave. Peça a chave da substituta ao prestador, ou procure a nota nas suas notas recebidas.
• Os valores podem ter mudado. Confira de novo serviço, ISS e retenções.

Prazos de substituição e cancelamento#

Cada município define se há prazo para substituir uma nota e qual é. Fora dessas regras, o cancelamento pode depender de análise fiscal da prefeitura. Dúvidas sobre o prazo vão para a prefeitura do emitente.

Como conferir, passo a passo#

1. Pegue a chave de 50 dígitos. Está no topo do DANFSe, no XML (Id sem as letras NFS) ou no e-mail do prestador.
2. Procure a nota no Emissor Nacional. Se a sua empresa é a tomadora, o menu "NFS-e recebidas" lista as notas em que ela aparece. Veja se há evento de cancelamento ou de substituição.
3. Peça um DANFSe atualizado ao prestador. O DANFSe gerado depois do evento traz a marca d'água "CANCELADA" ou "SUBSTITUÍDA".
4. Confirme com o prestador. Se a nota foi substituída, peça a chave da nota nova.
5. Confira a nota substituta. Valores e retenções podem ter mudado.
6. Repita perto do pagamento. Uma nota válida no recebimento pode ser cancelada antes do vencimento.

O tomador também pode se manifestar sobre a nota no Emissor Nacional. Ele confirma a nota ou a rejeita, com um motivo: duplicidade, emitida pelo tomador, serviço não prestado, erro de responsabilidade tributária, erro de valor ou data, ou outros. A manifestação não cancela a nota. Ela registra a posição do tomador.

Conferir a nota substituta na FiscalAPI#

Quando o prestador manda a chave da nota substituta, confira valores e retenções antes de pagar. A FiscalAPI consulta a NFS-e pela chave nova, sem certificado: no painel, sem programar, ou pela API. A resposta traz emitente, tomador, serviço, ISS e retenções.

A FiscalAPI não diz se uma nota foi cancelada. O campo situacao traz o tipo de geração da nota (por exemplo, 101 para NFS-e de substituição), não o cancelamento. Para saber de cancelamento, siga o passo a passo acima.

import requests


def conferir_substituta(chave_nova: str) -> dict:
    resp = requests.get(
        "https://api.fiscalapi.com.br/api/consultar-nfse",
        headers={"X-API-Key": "fapi_sua_chave_aqui"},
        params={"chave": chave_nova},
        timeout=100,
    )
    resp.raise_for_status()
    nota = resp.json()
    mun = nota.get("tributacao_municipal") or {}
    fed = nota.get("tributacao_federal") or {}
    return {
        "numero": nota.get("numero_nfse"),
        "valor_servico": mun.get("valor_servico"),
        "iss_retido": mun.get("retencao"),
        "irrf": fed.get("irrf"),
        "csrf": fed.get("contribuicoes_sociais_retidas"),
        "inss": fed.get("contribuicao_previdenciaria_retida"),
    }


print(conferir_substituta("35503082211222333000181000000000012326100000045676"))  # chave fictícia

Para saber o que conferir em cada retenção, veja como conferir as retenções de uma NFS-e recebida.

Custa de R$ 0,05 (Enterprise) a R$ 2,01 (Lite) por nota entregue. Chave inválida e nota não encontrada não são cobradas. A consulta devolve os dados em JSON e, com danfse=true, o PDF do DANFSe. Ela não entrega o XML da nota. Detalhes na documentação da consulta de NFS-e.

Perguntas frequentes#

O PDF que recebi não tem marca de cancelada. A nota está válida? Não dá para saber por esse PDF. Ele foi gerado antes. Confira no Emissor Nacional, em "NFS-e recebidas", ou peça ao prestador um DANFSe atualizado.

A FiscalAPI mostra se a nota foi cancelada? Não. A consulta traz os dados da nota e o tipo de geração (ex.: 100 - NFS-e Gerada), não o cancelamento. Use-a para conferir valores e retenções, inclusive da nota substituta.

A nota substituta tem a mesma chave? Não. É outra NFS-e, com outro número e outra chave. Ela traz a chave da nota original nas informações complementares.

Quem pode cancelar uma NFS-e? O emitente, dentro das regras do município. O município também pode registrar eventos sobre a nota. O tomador não cancela: ele pode confirmar ou rejeitar a nota.

Existe prazo para substituir ou cancelar uma NFS-e? Cada município define se há prazo para substituir uma nota e qual é. Fora dessas regras, o cancelamento pode depender de análise fiscal da prefeitura. Consulte a prefeitura do prestador.

Paguei uma nota que depois foi cancelada. E agora? Fale com o prestador para emitir a nota correta ou devolver o valor, e acerte as retenções com a contabilidade. Confirmar com o prestador perto do pagamento evita esse caso.

Fontes#

• Guia das APIs do Emissor Público Nacional, itens 1.3.2 (substituição) e 1.5 (eventos), gov.br/nfse
• Guia do Emissor Público Nacional Web, v1.2.1, seções 5.2, 5.3 e 6.4 (substituição, cancelamento e manifestação), gov.br/nfse
• Nota Técnica nº 008/2026, especificações do DANFSe, itens 2.5.1 e 2.5.2 e nota 7 (marcas d'água e chave da substituída)
• Consulta de NFS-e pela chave, documentação da FiscalAPI

Artigos relacionados#

• Como consultar uma NFS-e pela chave de acesso
• DANFSe: o que é e como baixar o PDF da NFS-e
• Como conferir as retenções de uma NFS-e recebida

Confere notas de serviço antes de pagar? Veja a consulta de NFS-e pela chave para conferir valores e retenções, ou crie sua conta e consulte no painel ou pela API.