Higienização do cadastro de clientes e fornecedores antes da troca de ERP
Na troca de ERP, o cadastro de clientes e fornecedores migra como está, com os erros junto. É o melhor momento para limpar: uma planilha com a carteira inteira, conferida nos 27 estados, sem escrever código.
Sinais de cadastro sujo#
- IE sem os zeros à esquerda, comum em MG e MT quando a coluna do Excel é numérica;
- IE com dígito verificador errado, digitada à mão;
- IE de outro cliente, copiada de um cadastro parecido;
- "ISENTO" preenchido sem critério;
- cliente com a IE baixada há anos, ainda ativo no ERP;
- o mesmo CNPJ em dois códigos de cliente;
- produtor rural com a IE de outra propriedade.
Cada um vira rejeição na primeira nota emitida pelo ERP novo.
Planilha ou API#
| Planilha no painel | API | |
|---|---|---|
| Quem roda | O fiscal ou o cadastro, sem código | O desenvolvedor |
| Quando | Saneamento pontual, como a virada de ERP | Todo dia, no cadastro e na revalidação |
| Volume | Até 20.000 linhas e 5 MB por arquivo | Uma chamada por documento, no limite por minuto do plano |
| Resultado | Excel para baixar | JSON |
Para a virada, a planilha resolve. Depois, a API mantém o cadastro limpo.
Passo a passo#
- Exporte do ERP o CPF ou CNPJ de cada cliente e fornecedor. Quando o cadastro só tiver a IE, exporte a IE.
- Baixe o modelo no painel, na tela de consulta em massa (como funciona). Ele tem duas colunas:
DocumentoeÉ Inscrição Estadual? (Sim/Não). MarqueSimnas linhas que são número de IE. CPF e CNPJ são reconhecidos pelo formato. - Formate a coluna de documentos como texto antes de colar. CPF e CNPJ que perderam zeros são completados quando o dígito verificador fecha. IE, não.
- Suba a planilha. Antes de rodar, o painel mostra quantos documentos únicos ela tem e quantas consultas vai usar. Dá para limitar.
- Baixe o resultado quando terminar.
Cada documento passa pela varredura de IE nos 27 estados. Sobre o custo:
- 1 consulta por documento único. Duplicados são consultados uma vez só.
- Linha com erro não é cobrada. Documento sem IE encontrada é resultado e conta.
- A planilha usa o saldo do plano ou a recarga. As 10 consultas grátis do mês valem só para consultas avulsas no painel.
Veja os planos.
Lendo o resultado#
O Excel traz uma linha por IE encontrada. Um CNPJ com IE em três estados vira três linhas.
A coluna Status diz o que aconteceu com cada documento:
| Status | O que fazer |
|---|---|
| ok | Compare com o ERP (tabela abaixo) |
| não encontrado | Nenhuma IE nos 27 estados. Pode ser não contribuinte, ou estado que não busca por CPF, como SP. Peça a IE ao cliente |
| inválida | CPF ou CNPJ com dígito errado, ou linha de IE sem o Sim. Corrija no ERP |
| erro | A consulta falhou e não foi cobrada. Suba essas linhas de novo |
| não consultada (saldo insuficiente) | O saldo acabou antes. Recarregue e suba o restante |
Nas linhas ok, as colunas que mais pesam:
| Coluna | Sinal de problema | Ação |
|---|---|---|
| Situação da IE | Não habilitado | Bloquear o faturamento até o cliente regularizar |
| Situação do Contribuinte | Qualquer valor além de Sem restrição | Bloquear: vedado ou bloqueado como destinatário |
| Inscrição Estadual | Diferente da que está no ERP | Corrigir no ERP antes de migrar |
| UF | Diferente da UF do endereço no ERP | Conferir: pode ser filial, IE de substituto ou endereço errado |
| Tipo de IE | Produtor rural com mais de uma IE | Escolher a IE de cada propriedade |
O que cada situação significa está em situação cadastral da inscrição estadual.
Depois da virada#
O cadastro limpo envelhece. Dois hábitos mantêm o ERP novo em dia:
- No cadastro: validar a IE quando o cliente é criado. Veja como validar a IE no cadastro de clientes.
- Na carteira: revalidar todo mês, por planilha ou por um job. Veja como revalidar o cadastro.
A FiscalAPI não avisa quando uma IE muda de situação. A revalidação é sua.
Perguntas frequentes#
A carteira tem mais de 20.000 linhas. E agora? Divida em arquivos de até 20.000 linhas e 5 MB.
Posso misturar CPF, CNPJ e IE na mesma planilha? Pode. CPF e CNPJ são reconhecidos pelo formato. IE precisa de Sim na segunda coluna.
Dá para conferir o dígito da IE antes, sem gastar consulta? Dá. O validador de inscrição estadual confere formato e dígito de cada UF, de graça.
A planilha confere o CNPJ na Receita? Não. Ela consulta a inscrição estadual. A situação do CNPJ está na consulta de CNPJ.
Fontes#
- Consulta de IE em massa, FiscalAPI
- Planos e preços, FiscalAPI
Artigos relacionados#
Consulte dados fiscais via API
Consulte Inscrições Estaduais, CNPJs e Certidões Negativas via API REST. Dados direto da SEFAZ e Receita Federal. Planos a partir de R$ 19,99/mês.
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